Invoice eMail Sending

Cn permet d'envoyer des factures mais également le détail des factures par mail

Introduction

Cn prend en charge l’envoi des factures client et des “Détails de Facture” par email. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut.

Cn gère 2 envois distincts des factures par eMail:

• L’envoi au client

• L’envoi d’une copie à une liste de destinataires

Ces 2 envois peuvent être configurés indépendamment. Ainsi, dans le cas où la facture est mise à disposition du client par un autre système, il est possible de configurer Cn pour automatiser uniquement l’envoi d’une copie à ce système ou un outil d’archivage.

A terme, il est prévu de pouvoir envoyer un lien de téléchargement pour savoir si le client a bien téléchargé sa facture. Et éventuellement le relancer si ce n'est pas le cas.

Les factures sont envoyées via un serveur SMTP fourni par le client. Le contrat Cn inclut un serveur SMTP de base dont les performances sont incompatibles avec les besoins d’une base de production.

Fonctionnement général

Le fonctionnement général de l’envoi des factures par mail est défini par les options disponibles via le menu Configuration > Settings > Cn dans la rubrique “Invoice eMail Sending”

Les paramètres d’ envoi des factures par email peuvent être ajustés à différents niveaux:

• Contract Template

• Contract

• Billing Folder

• Invoice

Chronologie de l'envoi des factures

La Tâche Planifiée “Email Sender Daemon” (Esdeam) est lancée tous les jours.

Mais Cn permet de gérer des modalités d'envoi différentes selon le mode de règlement:

• CB ; les factures peuvent être envoyées:

  • Avant le paiement

  • Après le paiement (ou une tentative de paiement)

• Prélèvement SEPA ; les factures sont envoyées avant le paiement. En générales ces factures portent une mention "Le montant de cette facture sera prélevé le XX/XX/XXX sur votre compte: XXXXXXX (N° Mandat: YYYYYYY)”

• Virement Bancaire: La facture est envoyée avant le Paiement. En général elle porte les mentions:

  • Conditions de règlement: A réception de facture

  • Paiement par Virement Bancaire sur le compte: XXXXXXXX

  Paramètres de l'envoi des factures par mail

  Les paramètres suivants permettent de configurer l’envoi des factures et détails de facture par email:

  • Send Invoice eMail

  • Send Invoice eMail Copy

  • Attach Invoice Detail

  • Invoice Detail Attachment Format

  • Invoice eMail Sending Chronology

  • Invoice eMail Template

  • Invoice Mail Batches size

"Send Invoice eMail"

Ce paramètre détermine si oui ou non, les factures doivent être envoyées par mail automatiquement aux clients.

Important: Ce paramètre concerne uniquement l’envoi automatique. L’envoi manuel est toujours possible.

Ce paramètre est disponible:

• Globalement: Configuration / Settings / Cn, Rubrique “Invoice eMail Sending”

• Au niveau des Billing Folders (valeur par défaut = Param Global)

• Au niveau des Contracts (valeur par défaut = Billing Folder ou Param Global)

• Au niveau des Invoices

"Send Invoice eMail Copy"

Ce paramètre détermine si oui ou non, une copie du mail envoyé aux clients doit être envoyée automatiquement à une liste d’adresses email définies via “Recipients eMails”.

Important: Ce paramètre concerne uniquement l’envoi automatique. L’envoi manuel est toujours possible.

Ce paramètre est disponible:

• Globalement: Configuration / Settings / Cn, Rubrique “Invoice eMail Sending”

• Au niveau des Billing Folders (valeur par défaut = Param Global)

• Au niveau des Contracts (valeur par défaut = Billing Folder ou Param Global)

• Au niveau des Invoices

"Attach Invoice Detail"

Ce paramètre détermine si Cn injecte un report “Invoice Details” en pièce-jointe dans les eMail qui contiennent les Factures.

Ce paramètre est disponible:

• Globalement: Configuration / Settings / Cn, Rubrique “Invoice eMail Sending”

• Au niveau des Billing Folders (valeur par défaut = Param Global)

• Au niveau des Contracts (valeur par défaut = Billing Folder ou Param Global)

• Au niveau des Invoices

"Invoice Detail Attachment Format"

Le report “Invoice Detail” est disponible dans deux formats:

• PDF

• XLS

Ce paramètre permet de choisir le format de la ou les pièces jointes “Invoice Details” injectées dans le eMail d’envoi de la facture.

Ce paramètre est disponible:

• Globalement: Configuration / Settings / Cn, Rubrique “Invoice eMail Sending”

• Au niveau des Contract Templates (valeur par défaut=param global)

• Au niveau des Contracts (valeur par défaut = Contract Template ou Param Global)

• Au niveau des Billing Folders (valeur par défaut = Param Global)

• Au niveau des Invoices

"Invoice eMail Sending Chronology"

Ce paramètre ne s’applique que pour les paiements par Carte Bancaire et définit à quel moment, par rapport au paiement, les factures sont envoyées.

• Avant le paiement

• Après la première tentative

• Uniquement en cas de Succès

Ces options ne sont disponibles que dans les environnements configurés avec un mode de paiement Bancaire.

Ce paramètre global est disponible uniquement via le menu Settings > Cn, rubrique “Invoice eMail Sending”.

"Invoice eMail Template"

Permet de choisir le template ou modèle de eMail d'accompagnement de l'envoi de la facture.

"Invoice eMail Batches size"

Permet de définir la taille des batch d'envoi de eMail contenant la facture ( ! spam).

Mise en oeuvre de l’envoi des Factures

L’envoi automatique des emails de facture est assurée par l’ action planifiée “Cn Invoice Email Sender Daemon”.

Au niveau de chaque facture il est possible de déclencher l’envoi manuel de l’email de facture au client ou aux adresses en “copie”.

Action Planifiée “Cn Invoice Email Sender Daemon”

C’est l’action planifiée ”Cn Invoice Email Sender Daemon” (accessible via Configuration > Technique > Automatisation > Action Planifiée) qui envoit les factures par mail.

Celle-ci doit être “Active” et “Planifiée” pour que les emails de Factures soient envoyés.

Envoi manuel des eMails de Factures

L’onglet Cn permet de gérer les envois de factures par email.

Dans les rubriques “eMail” et “eMails Copy”, on retrouve tous les paramètres décrits avant. Ceux-ci peuvent être modifiés. Les modifications ne concernent que la facture courante.

A gauche, les 2 boutons permettent d’envoyer immédiatement la facture par mail au client ou aux adresses en copie.

A noter:

• Cn enregistre l’heure du dernier envoi

• L’historique de la facture contient la trace de tous les envois ainsi que la version envoyée.