User Started Guide
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L'objectif de ce guide est de vous montrer comment mettre en oeuvre les concepts principaux de Cn :
Contrat et lignes de contrats
Articles à prix fixes et variables
Échéances de Facturation (Invoicing Schedules)
Factures
Dans ce Guide, nous allons supposer que vous travaillez pour la société fictive Oursbleu Télécoms qui vend des abonnements téléphoniques.
Vous allez établir et facturer 3 types de contrats :
un abonnement à prix fixe “Quadro” (4h à 4.99€ HT)
un abonnement “Modulo” à prix variable qui dépend des minutes de communication consommées selon un barème dégressif.
Le "Sensys” un abonnement avec des frais d’activation, un abonnement mensuel “Forfait à prix fixe" et des consommations DATA variables au delà de 30 Go
Pour les besoins de ce guide, les contrats seront datés dans le passé.
A la fin de ce Guide, vous aurez généré une facture pour chacun des abonnements ci-dessus.
Pour le forfait Sensys, nous allons éditer les 2 premières factures :
la première avec des frais d’activation et un abonnement mensuel
la seconde avec un abonnement mensuel et des consommations variables.
Sélectionnez votre base de données (son nom vous a été communiqué par mail) si besoin.
Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (aussi communiqués par mail):
Utilisateur: admin@xxxx.ovh
Mot de passe : (communiqué par mail)
Dans un premier temps, pour que les factures générées soient correctes, vous devez commencer par entrer les informations de votre société imaginaire Oursbleu Télécoms.
à gauche de l’écran. Vous avez la liste de toutes les applications disponibles sur Cn.
Aller sur l’application Cn/ Configuration / Companies
Cliquer sur la société déjà existante
Cliquer sur le bouton [Modifier]
Remplir les champs :
Company Name : Oursbleu Télécoms
Address : 1494 Route de la Croix de May - 38160 Saint Sauveur - France
Email : admin@inouk.fr
VAT : FR23334175221
Currency : EUR
Cliquer sur le bouton [Save].
Votre base de données Cn contient 3 clients que nous avons créé pour vous:
Martino Fabrice qui est un particulier
Lefort Céline qui est un particulier
La société 18ducks
Il y a 2 manières de créer les clients dans Cn :
manuellement
automatiquement en utilisant votre API
Vous pouvez vous référer au § "Création manuelle des clients" en fin de ce Guide si vous voulez créer vos propres clients pour les tests.
Dans un premier temps, OursBleu Télécoms lance "Quadro", son abonnement 4h.
"Quadro" est un abonnement de 12 mois au prix fixe de 4.99€ HT.
Pour gérer ce type de produit dans Cn, il faut utiliser un produit de type "Fixed Recurring Pricing".
Créez le produit “Quadro” en suivant les instructions suivantes:
Aller sur l’application Cn / Products / Products
Cliquer sur le bouton [Create]
Remplir le champ
Product Name : Quadro
Cocher les 2 cases suivantes:
Can be Sold
Is a Recurring Product (Cn)
Décochez : Can be Purchased
Dans l’onglet General Information:
Remplir les champs :
Product Type : Service
Product Category : laisser All
Internal Reference : F4H
Sales Price : indiquez le prix en HT : 4.99
Customer Taxes : choisissez TVA collectée (vente) 20,0%
Dans l’onglet Cn:
Remplir les champs:
Cn Product Type : Fixed Recurring Pricing
Number of Periods : 12
Invoicing Period : Month
Invoice Periods Boundary : Civil Month
Invoicing Date Scheduler : First Day of Each Period
Cliquer sur [Save], une fois que tous les champs sont remplis.
Vous venez de saisir les paramètres qui définissent le caractère récurrent de l'abonnement. Un abonnement à prix fixe de 12 périodes de 1 mois, facturé le premier jour de chaque période et dont les périodes sont alignées avec les mois civils.
Nous sommes donc prêts à gérer notre premier contrat.
Le client Fabrice MARTINO a souscrit un abonnement Quadro. En attendant que les équipes techniques d'Oursbl.eu Télécoms utilisent l'API pour créer le contrat automatiquement, vous allez le créer manuellement.
Cn gère des Contracts qui sont composés de Contract Items (ou plus simplement Items). Chaque Contract Item est lié à un Product qui a ses propres caractéristiques de récurrence. Par exemple, dans Cn il est possible de gérer un contrat de 12 mois composé d'un Contract Item de 3 mois renouvelable et un autre Contract Item de 6 mois.
Vous allez maintenant créer le contrat de M. MARTINO avec un Contract Item qui est l'abonnement Modulo.
Dans l’application Cn:
Sélectionner le menu Contracts
Cliquer sur [Create]
En Entête du Contrat, remplir les champs :
Customer : Martino Fabrice
Start Date : 21/01/2020
laisser les autres champs remplis automatiquement
Dans l’onglet Accounting, remplir le champ:
Billing Folder Payment Terms : Immediate Payment
Cliquer sur [Save] puis [Edit] pour renseigner les items du contrat
Dans l'onglet Items, cliquez sur Add a line pour ajouter un Contract Item:
Remplir les champs:
Item : Tapez les premières lettres du nom "quadro" puis sélectionnez l'Item [F4H] Quadro dans la liste qui s'affiche.
Cn récupère alors automatiquement les informations suivantes à partir de l'Item: Name, Duration, Item Type.
Cliquer sur le bouton [Generate Schedules].
Cn récupère alors automatiquement les informations suivantes à partir de l'Item: Service Periods Boundary, Invoicing Date Scheduler, Invoice every.
Cn génère alors la liste de toutes les échéances de facturation pour l'item. Dans la terminologie Cn, on parle d'Invoicing Schedule ou IS.
Un IS est donc un montant à facturer à une certaine date. Cn regroupe tous les IS d'un client à une date donnée pour générer des factures.
Cliquer sur [Save & Close] pour notre exemple car c’est le seul Item (ou seule ligne) du contrat.
Cliquer sur [Save] au niveau du contrat car nous avons terminé la saisie.
Sur les formulaires du Contrat et des Contract Items vous trouverez un bouton Invoicing Schedules (en haut de l'écran). En cliquant sur ce bouton vous obtiendrez la liste de tous les Invoicing Schedules associée à l'objet sur lequel vous avez cliqué.
Maintenant que vous avez créé le contrat d’abonnement, vous pouvez établir des factures.
Vous allez établir la première facture de l'abonnement du client Fabrice MARTINO.
Dans l’application Cn
Aller sur Billing / Invoicing Schedules
Cliquer sur Group By / Contract et Group By / Invoice Date / Day
On obtient toutes les factures que l’on doit lancer par jour et par client.
Pour notre exemple
Cocher le contrat de Martino Fabrice à la date du 1er mars 2020
Cliquer sur la ligne puis sur [Generate 1 Invoice with IS] puis [Launch]
Un numéro de facture apparaît dans l’Invoicing Schedules
Si on clique sur la ligne, la fenêtre de l’échéance de facturation d’un item apparaît (IS).
On peut visualiser la facture si on clique sur le numéro de facture dans le champ Invoice.
Dans un second temps, OursBleu lance “Modulo” son abonnement à prix variable et dégressif suivant le nombre de minutes passées en communication téléphonique.
“Modulo” est un abonnement de 12 mois au prix variable de 0.25€ HT / 240 min. Le prix variera en fonction de la consommation en minutes passées pour un mois.
Cet article a un prix variable, en conséquence le système va devoir transformer les données d’utilisation en quantité à facturer.
Pour cela, Cn utilise un “Usage Data Calculator” qui est défini au niveau de l’article.
Pour gérer ce type de produit dans Cn, il faut utiliser un produit de type "Usage Based Recurring Pricing".
Créez le produit “Modulo” en suivant les instructions suivantes :
Aller sur l’application Cn / Products / Products
Cliquer sur [Create]
Remplir le champ
Product Name : Modulo
Cocher les 2 cases suivantes :
Can be Sold / Is a Recurring Product (Cn)
Attention, décochez : Can be Purchased
Dans l’onglet General Information
Remplir les champs :
Product Type : Service
Product Category : laisser All
Internal Reference : FMO
Sales Price : indiquez le prix en HT : 0,25
Customer Taxes : choisissez TVA collectée (vente) 20,0%
Dans l’onglet Cn
Remplir les champs :
Cn Product Type : Usage Based Recurring Pricing
Créer un Usage Data Calculator
Ouvrir la fenêtre Usage Data Calculator
Donner un nom : Consommation à la minute
Type : sélectionner Internal Code
Internal Method : choisir Qty : Sum (le système va faire la somme de toutes les minutes consommées sur une période donnée)
Test Parameters : permet de faire un test pour voir si la formule marche
Cliquer sur Save
Number of Periods : 12
Invoicing Period : Month
Invoice Periods Boundary : Civil Month
Invoicing Date Scheduler : Day After Each Period End (on ne peut pas facturer en début de mois vu que le prix est variable en fonction de la consommation)
Cliquer sur [Save]
Nous pouvons gérer notre second contrat.
Le client Lefort Céline a souscrit un abonnement Modulo. Vous pouvez commencer à saisir les paramètres de votre contrat d’abonnement. Ce contrat a un prix dégressif, en conséquence vous devez définir les paliers en minutes des communications ainsi que les prix dégressifs associés.
Pour cela, Cn utilise une “Pricelist” qui est définie au niveau du contrat.
Aller sur l’application Cn / Contracts / Contracts
Cliquer sur [Create]
Remplir les champs :
Customer : Lefort Céline
Start Date : 09/02/2020
laisser les autres champs remplis automatiquement
Dans l’onglet Accounting
Remplir le champ :
Payment Terms : Immediate Payment
Cliquer sur [Save] puis [Edit] pour renseigner les items du contrat
Dans l'onglet Items, cliquer sur Add a line
Remplir les champs :
Item : Aller chercher ou taper dans la liste déroulante de l’Item, l’Item qu’on veut lier au contrat : Modulo
Cliquer sur [Generate Schedules]
Vérifier les informations au niveau du Pricing et du Schedule
Cliquer sur [Save & Close] pour notre exemple car c’est la seule ligne du contrat.
Cliquer sur [Save].
Pour finaliser les paramètres du contrat, vous devez maintenant renseigner les éléments du prix dégressif du contrat dans une “Pricelist”.
Dans l’entête du contrat, il existe une Pricelist Public (EUR) mais il faudra définir une Pricelist spécifique et applicable à cet Item “Modulo”
Dans notre exemple, le prix est dégressif suivant la consommation en minutes.
Vous devez définir les paliers en minutes des communications ainsi que les prix dégressifs associés.
Il faut donc définir une Pricelist qui définira la variabilité du prix. Pour la créer vous devez :
Aller sur Cn / Products / Pricelists
Cliquer sur [Create]
Nommer la “Pricelists” : “Conso Modulo”
Cliquer sur Add a line
Cliquer sur Product
Dans le champ Product, choisir “Modulo”
Cliquer sur “Fixed Price” et indiquer 0.25 dans le champ “Fixed Price”
Remplir les champs “Start Date” et “End date” si les prix sont limités dans le temps, sinon ne pas remplir ces deux champs
Cliquer sur [Save & New] car il y a 4 lignes de tranches de prix dégressif.
Vous devez définir les paliers en minutes des communications ainsi que les prix dégressifs associés.
Dans notre exemple :
de 0 à 240 minutes consommées sur 1 mois, le prix du forfait Modulo est de 0.25€ la minute
de 240 à 480 minutes consommées sur 1 mois, le prix du forfait Modulo est de 0.24€ la minute
de 480 à 720 minutes consommées sur 1 mois, le prix du forfait Modulo est de 0.23€ la minute
au delà de 720 minutes sur 1 mois, le prix du forfait Modulo est de 0.21€ la minute
Remplir les champs comme ci-dessous :
Cliquer sur [Save & Close] une fois que la Pricelist est complète.
Cliquer sur [Save] une fois que la Pricelist est finalisée.
Retourner sur Cn / Contracts / Contracts / cliquer sur le contrat Lefort Céline
Cliquer sur [Edit]
Renseigner dans le champ Pricelist, la pricelist “Conso Modulo” que vous venez de créer.
Cliquer sur [Save]
Vu que votre exemple est basé sur un forfait à prix variable, vous devez renseigner les données variables du contrat. : les “Usage Data”.
Aller sur Cn / Contracts / Contracts Items
Cliquer sur l’Item du contrat souhaité, pour notre exemple ce sera le contrat Lefort Céline - Modulo
On arrive sur la fenêtre de l’Item Contract
Cliquer sur Usages Data (en haut de l'écran)
Cliquer sur [Create]
Première variable
Indiquer une date de valeur dans le champ Start : 07/04/2020
Indiquer une quantité dans le champ Value : 250 (pour notre exemple, cela correspond à 250 minutes)
Cliquer sur Save
La variable de l’Item est au statut Draft.
Cliquer sur Pending (en haut à droite de l'écran) pour que la donnée soit prise en compte par le système
Cliquer sur [Create]
Seconde variable
Start : 21/04/2020
Value : 470
Cliquer sur [Save]
La variable de l’Item est au statut Draft.
Cliquer sur Pending pour que la donnée soit prise en compte par le système.
Vous indiquerez uniquement 2 valeurs dans votre exemple mais vous pouvez en saisir bien plus…
Retourner sur le contrat pour mettre à jour les données variables de l’Item du Contract
Aller sur Cn / Contracts / choisir Lefort Céline
Cliquer sur [Edit] de l’Item Contract “Modulo”
Cliquer sur [Calculate]
Vérifier que le système a mis à jour les données variables pour la période du mois d’Avril 2020, la quantité est de 720 (250+470) minutes ce qui correspond à un prix de 0,21€ HT/min (cf pricelist) soit un total de 151,20€ HT (181,44€ TTC).
Le statut passe de Pending à Calculated (le système a pris en compte les 2 données variables du mois d’avril 2020 facturées au 1er mai 2020)
Maintenant que vous avez créé le contrat d’abonnement, vous pouvez établir des factures.
Pour votre exemple, vous prendrez la facture de Mai 2020 facturée en fin de mois pour des prestations d’Avril 2020 du contrat du client Lefort Céline.
Dans l’application Cn
Aller sur Billing / Invoicing Schedules
Cliquer sur Group By / Invoice et Group by Invoice Date / Day
On obtient toutes les factures que l’on doit lancer par jour
Pour notre exemple, on prendra la facture qui doit être lancée au 1er Mai 2020
Cliquer sur la facture du contrat du client Lefort Céline
Cliquer sur [Invoice] puis [Launch]
Un numéro de facture apparaît dans l’Invoicing Schedules.
Si on clique sur la ligne, on peut visualiser la facture directement.
Pour notre exemple, le système a bien additionné 250+470=720 min dans la colonne Quantity et le Price est bien de 0,21€ HT/min (cf Pricelist : Conso Modulo)
Le statut de l'Invoicing Schedule passe à Invoiced.
Selon les options de configuration choisies la facture peut être générée en draft ou directement validée.
Dans un troisième temps, Oursbleu Télécoms lance “Sensys” son abonnement pro à prix fixe avec des frais d’activation et un prix variable de ses consommations au delà de 30 Go.
Les frais d’activation seront facturés une seule fois le premier mois de l’abonnement.
Le prix des consommations est variable en fonction des consommations en Go effectuées.
Cet abonnement sera facturé à la société 18ducks.
Premièrement, vous pouvez créer l’article “Frais d’activation” qui sera facturé en début de mois et une seule fois. Pour cela, Cn utilise un “Cn Product Type” spécifique qui est défini au niveau de l’article.
Créez le produit “Frais d’activation” en suivant les instructions suivantes :
Aller sur l’application Cn / Products / Products
Cliquer sur [Create]
Remplir le champ Product Name : Frais d’activation
Cocher les 2 cases suivantes :
Can be Sold / Is a Recurring Product (Cn)
Attention, décochez : Can be Purchased
Dans l’onglet General Information
Remplir les champs :
Product Type : Service
Product Category : laisser All
Internal Reference : FAC
Customer Taxes : TVA à l’encaissement (vente) 20,0% (on parle de prix HT pour une société)
Indiquer le Sales Price en HT : 8.33
Dans l’onglet Cn
Remplir les champs :
Cn Product Type : Billed Once
Invoicing Date Scheduler : Day Of Subscription
Invoicing Period : Month
Invoice every : 1 Month
Invoice Periods Boundary : Date to Date
Cliquer sur [Save]
Deuxièmement, vous pouvez reprendre la marche à suivre d’un produit à prix fixe du § “Création du produit Quadro”.
Pour aller plus vite, on peut duplicate l’article Quadro.
Aller sur Cn / Products / Products / Quadro
Cliquer sur Action / Duplicate
On changera pour notre exemple les champs suivants
Product Name : Sensy
Internal Reference : FSE
Indiquer le Sales Price (HT) : 12.49 €HT
Cliquer sur [Save]
Troisièmement, vous pouvez créer l’article “Consommation au delà de 30Go”. La marche à suivre est la même qu’un article à prix variable du § “Création d’un produit Modulo”, vous devrez juste faire attention à bien spécifier qu’il y a 30 Go inclus dans le forfait. Pour cela, Cn utilise un champ “Free Incl. Units” qu’il faudra renseigner au niveau de l’article.
Aller sur l’application Cn / Products / Products
Cliquer sur [Create]
Remplir le champ Product Name : Consommation au delà de 30Go
Cocher les 2 cases suivantes :
Can be Sold / Is a Recurring Product (Cn)
Attention, décochez : Can be Purchased
Dans l’onglet General Information
Remplir les champs :
Product Type : Service
Product Category : laisser All
Internal Reference : C30Go
Indiquer le Sales Price (HT) : 0.25 €HT
Dans l’onglet Cn
Remplir les champs :
Cn Product Type : Usage Based Recurring Pricing
Free Incl. Units : 30 (la consommation incluse dans le forfait Sensy est de 30 Go)
Usage Data Calculator
Ouvrir la fenêtre Usage Data Calculator
Donner un nom : Consommation Go
Type : choisir Internal Code
Internal Method : choisir Qty : Sum (le système va faire la somme de tous les Go consommés sur une période donnée)
Test Parameters : ces champs permettent de faire des tests pour voir si la formule marche
Cliquer sur [Save]
Number of Periods : 12
Invoicing Period : Month
Invoice Periods Boundary : Civil Month
Invoicing Date Scheduler : Day After Each Period End (on ne peut pas facturer en début de mois vu que le prix est variable en fonction de la consommation)
Cliquer sur [Save]
Maintenant, les 3 articles du contrat sont paramétrés.
Vous pouvez créer le contrat d’abonnement Sensy que le client 18ducks a souscrit.
Aller sur l’application Cn
Cliquer sur [Create]
Remplir les champs :
Customer : 18ducks
Pricelist : laisser Pricelist Public (EUR) où tous les champs sont vides
Start Date : 06/03/2020
laisser les autres champs remplis automatiquement
Dans l’onglet Accounting
Remplir le champ :
Payment Terms : Immediate Payment
Cliquer sur [Save] puis [Edit] pour renseigner les items du contrat
Dans l'onglet Items, cliquer sur Add a line
Remplir les champs :
Item 1: Aller chercher dans la liste déroulante de l’Item, l’Item qu’on veut lier au contrat : Frais d’activation
Quand on renseigne le champ Item, les champs suivants se remplissent automatiquement :
Name
Start Date
Duration
Item Type
Usage Data Calculator (quand on a un article avec un prix variable)
Cliquer sur [Generate Schedules]
Vérifier les informations au niveau du Pricing et du Schedule
Cliquer sur [Save & New]
Item 2: Forfait Sensy
Cliquer sur [Generate Schedules]
Vérifier les informations au niveau du Pricing et du Schedule
Cliquer sur [Save & New]
Item 3: Consommation au delà 30Go
Cliquer sur [Generate Schedules]
Vérifier les informations au niveau du Pricing et du Schedule
Cliquer sur [Save & End] (c’est le dernier article du contrat)
Vu que votre exemple est basé sur un forfait à prix variable, vous devez renseigner les données variables du contrat. : les “Usage Data”.
Aller sur Cn / Contracts / Contracts Items
Cliquer sur l’Item du contrat souhaité, pour notre exemple ce sera le contrat 18ducks - Consommation au delà de 30Go
On arrive sur la fenêtre de l’Item Contract
Cliquer sur Usages Data (en haut de l'écran)
Cliquer sur [Create]
Première variable
Indiquer une date de valeur dans le champ Start : 17/03/2020
Indiquer une quantité dans le champ Value : 20 (pour notre exemple cela correspond à 20 Go)
Cliquer sur [Save]
La variable de l’Item est au statut Draft.
Cliquer sur Pending pour que la donnée soit prise en compte par le système
Cliquer sur [Create]
Seconde variable
Start : 23/03/2020
Value : 30
Cliquer sur [Save]
La variable de l’Item est au statut Draft.
Cliquer sur Pending pour que la donnée soit prise en compte par le système
Vous indiquerez uniquement 2 valeurs dans votre exemple mais vous pouvez en saisir bien plus…
Pour votre contrat 18ducks, vous éditerez les 2 premières factures de l’abonnement “Sensys” :
la première avec des frais d’activation et un abonnement mensuel
la seconde avec un abonnement mensuel et des consommations variables.
Dans l’application Cn
Aller sur Billing / Invoicing Schedules
Cliquer sur Group By / Contract puis Group By / Invoice Date / Day
On obtient toutes les factures que l’on doit lancer par jour et par contrat
Pour notre exemple, on prendra la facture qui doit être lancée au 6 mars 2020
Cocher les 2 lignes de la facture du contrat du client 18ducks
Cliquer sur [Generate 1 Invoice with IS] puis [Launch]
Un numéro de facture apparaît dans l’Invoicing Schedules
Si on clique sur la ligne du numéro de facture, la fenêtre de l’échéance de facturation d’un item apparaît (IS)
On peut visualiser la facture si on clique sur le numéro de facture qui apparaît dans Invoice
On peut voir qu’il y a bien les frais d’activation ainsi que le forfait Sensy. La consommation au-delà de 30 Go n’apparaît pas car vous facturez cet article sur le mois suivant.
Revenir sur Billing / Invoicing Schedules
Pour notre exemple, on prendra la facture qui doit être lancée au 1 avril 2020
Cocher les 2 lignes d'Invoicing Schedule du contrat du client 18ducks
Cliquer sur [Calculate]
Les Invoicing Schedules passe du statut Pending à Calculated
Cocher les 2 lignes d'Invoicing Schedule du client 18ducks
Cliquer sur [Generate 1 Invoice with IS] puis [Launch]
Un numéro de facture apparaît dans l’Invoicing Schedules
Si on clique sur la ligne du numéro de facture, la fenêtre de l’échéance de facturation d’un item apparaît (IS)
On peut visualiser la facture si on clique sur le numéro de facture qui apparaît dans Invoice
On peut voir qu’il n’y a plus les frais d’activation. Le forfait Sensy apparaît ainsi que les consommations au-delà de 30 Go.
Pour notre exemple, le système a bien additionné 20+30=50 Go dont 30 Go inclus du coup on ne facture que 20Go à 0,25€ HT / Go.
Le statut des Invoicing Schedules passent à Invoiced.
Aller sur l’application Cn
Cliquer sur Customers / Customers / [Create]
Remplir les champs suivants:
Cocher Company ou Individual
Address
VAT (Pour les entreprises)
Fiscal Position (dans l'onglet Ventes & Achats)
Cliquer sur [Save], une fois que tous les champs sont remplis.
Ouvrir l'URL qui vous a été communiquée par mail (eg )
Cliquer sur
Les IS d'un Item sont affichées sous forme de tableau quand on clique sur d'un Contract Item.
