Contract Changes

Vue de l'ensemble des changements sur les contrats en cours

Introduction

Une fois que les contrats sont au statut In Progress, on ne peut plus faire de changement directement dessus.

La fonctionnalité ContractChanges de Cn285 permet de gérer les évolutions de contrat:

• Remise

• Pause / Reprise du ContractItem

• Résiliation d'un ContractItem ou du contrat au global

• Changement de quantité, de tarif… ou de liste de prix

• Changement de produit (on monte / descend en gamme)

• Gestion du renouvellement

• Changement de la structure du ContractItem (période de service, de facture,...)

Les ContractChanges ne sont pas rétroactifs (sauf cas très spécifiques)

Menu et Accès

La liste des ContractChanges est accessible avec le menu Cn / Contracts / Contracts Changes.

Cn285 permet de voir tous les changements qui ont été effectués sur les contrats.

Opérations

Les informations liées au ContractChanges sont reprises au niveau du Contrat (bouton Changes en haut à droite du contrat).

Cycle de vie

Draft : le ContractChanges est saisi mais pas validé

Pending : le ContractChanges est validé mais il est en attente de traitement

Executed : le ContractChanges est traité

Cancelled : le ContractChanges est annulé et a une date de fin

Description des Champs

Groupe Change Spec

Operation : ce champ permet de choisir la nature du changement que l’on souhaite faire sur le contrat. Cela peut être :

• Change Item Price Qty : Cette option permet de changer le prix et / ou la quantité d'un contract item (le choix de changer Prix et Quantité est possible via les cases à cocher Set Price / Set Quantity)

• Discount Contract Item : Remise en % sur le ContractItem. On peut préciser la raison de la remise dans le champ Discount Label ainsi que la durée de la remise dans le champ Duration (in periods). L'information de la durée en mois, semestre etc... est celle qui est renseignée dans le Contract Item.

• Stop Discount Contract Item : Cette option permet de mettre une date de fin à une remise accordée sur un ContractItem.

• Terminate Contract Item : Demande de résiliation de toutes les lignes d'un contract ou d'un ContractItem en particulier.

• Pause Contract Item : Mettre la facturation du contract item en pause - les IS sont générés mais non facturés

• Resume Contract Item : Reprise d'un ContractItem qui était en pause.

• Renewal Stop Contract Item : Arrêt du renouvellement automatique d'un ContractItem.

• Add Contract Item : Option bloquée qui permet l'ajout d'un ContractItem (elle est présente ici pour des raisons techniques mais ne peut être utilisée par ce biais, il faut ajouter un ContractItem directement par la vue contract).

• Upsell / Downsell Contract Item : Permet de changer le ContractItem sur un contract à une certaine date (à préciser dans le champ Date of request).

• Structure Contract Item : Permet de modifier la structure du ContractItem telle que le prix, la durée, le nombre de périodes, la fréquence de facturation... au prochain renouvellement ou à partir de la date de début du ContractItem.

• Transfer Contract Item : Permet de transférer un ContractItem dans sa globalité vers un nouveau contrat ou un contrat existant d'un autre client.

• Change Customer : Permet de changer le client ou les paramètres d'un client sur un contrat.

• Change Pricelist : Cette option permet de changer la liste de prix de toutes les lignes d'un contract ou d'un ContractItem en particulier.

Tous ces changements sont applicables au niveau du ContractItem.

Pour information, le changement “Add contract item” sur un contrat se fait au niveau du contrat uniquement. Il apparaît dans le champ Operation afin d’avoir un historique des ajouts d’articles sur un contrat.

Execution Date : c’est la date à laquelle on souhaite que le changement s'exécute sur le contrat. C’est un champ obligatoire.

On ne peut pas faire des ContractChanges rétroactifs sur des Invoicing Schedules déjà facturés.

Si c’est un changement de quantité ou un changement au niveau de la Pricelist par exemple, le système va proratiser la quantité / le prix sur la période de facturation. On aura alors 2 lignes d’Invoicing Schedules sur la ligne du contrat et donc 2 lignes au niveau de la facturation de la prochaine échéance, ensuite le changement de quantité / prix se fera automatiquement sur les prochaines échéances.

Si c’est un changement de nature remise par exemple, la remise s’appliquera sur tout le mois jusqu’à la prochaine facturation ainsi que sur les suivantes.

Date of request : c’est la date à laquelle on demande le changement, par défaut la date et l’heure du jour.

Groupe Params

Suivant la nature du changement que l’on a choisi dans le champ Operation, les champs du Groupe Params seront différents.

Si c’est un changement de quantité, on aura un champ Quantité etc... , si c’est une remise, on aura un champ remise (en %) etc...

Important : les changements sur les contrats sont récurrents, elles s’appliquent sur toutes les prochaines échéances de facturation. Ce n’est pas quelque chose qui s’applique une seule fois. Par contre, si l’on veut arrêter une remise par exemple, il suffit de l’annuler ou de la modifier pour les prochaines échéances.

Ensuite on clique sur Validate pour valider le changement sur le contract ou le contract item.

Le statut du Contract Change passe de Draft à Pending. Le changement s'exécutera à la date indiquée dans le champ Execution Date.

Lancement du moteur de traitement des Contract Changes

Pour pouvoir voir et faire cette manipulation, l'utilisateur doit être “Admin” (voir Create user).

Menu Cn / Configuration / Cn285 Daemons

Choisir Cn Contract Change Process Daemon (Step 1)

Rappel sur la bonne Utilisation des Daemons:

Utilisation du mode manuel en phase de conception/projet ou en production pour un traitement ponctuel spécifique

Utilisation Automatique: Préconiser en phase de production quand tous les processus et données sont stabilisés

En manuel

Manipulations en jaune (comme ci-dessus)

Pour tester un ContractChanges, sans avoir à attendre le passage du moteur de traitement, son lancement peut se faire en manuel : attention cette procédure est à réaliser sur une base de test ou de staging et surtout pas sur une base de production.

• Aller sur l'écran ci-dessus, cliquer sur Edit : puis renseigner une date dans le champ Cn Process Now .

• Cliquer sur Save et sur Run manually / Exécuter Manuellement

La date (Cn Process Now)

Elle doit être postérieure aux demandes de changements saisies.

Dans l'exemple ci-dessus, la date Cn Process Now étant le 30/01, toute demande de changement après le 30/01 ne sera pas prise en compte.

Le lancement des ContractChanges s'exécute.

Pour vérifier que le lancement a bien fonctionné, retourner sur la fenêtre du contrat concerné :

• Cliquer sur Changes. Ils sont passés du statut “Pending” à “Executed”.

• Cliquer sur les Invoicing Schedules. Une ou des lignes d'IS sont apparues au statut “Calculated”.

• Vérifier que les changements ont été pris en compte en ouvrant la fenêtre de l'IS.

L'Invoicing Schedules pourra être facturée.

En automatique

Dans notre exemple, si l'on passe le bouton encadré en rouge à Actif; le lancement des ContractChanges s'exécute en automatique tous les jours, comme ci-dessus.