Invoice Outbound Sync
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XSync permet de synchroniser des factures ou des éléments de facturation de Cn285 avec Netsuite.
XSync dispose d'un système de recherche permettant de définir les factures (ou éléments de facturation) à synchroniser avec le Remote System. Cette recherche est paramétrable via le champ Invoice Selection.
Les données renvoyées par la recherche seront ensuite synchronisées avec Netsuite en une ou plusieurs pages (appelé aussi batch). La taille de ces pages est paramétrables par le champ Sync Batch Size, par défaut défini à 10.
Nous vous recommandons de ne pas modifier la valeur du champ Sync Batch Size. Elle permet de garantir les performances optimales pour une synchronisation vers Netsuite.
Plusieurs paramètres sont aussi disponibles dans cette rubrique:
User Mapper: XSync possède de base un driver permettant de faire correspondre un champ Cn285 avec un champ standard Netsuite. Pour synchroniser des données Cn285 avec des champs Netsuite personnalisés il convient de surcharger le driver standard avec un User defined Mappers.
Q for Outbound Invoice sync: Permet de spécifier une autre queue à utiliser pour la synchronisation sortante.
Run Outbound Sync synchronously: Lorsque cette option est cochée, la synchronisation est effectuée de manière synchrone. Nous vous recommandons d'utiliser cette option uniquement lorsque vous souhaitez debugger.
Last Invoices Outbound Sync: Correspond au timestamp de la dernière synchronisation sortante effectuée. Ce timestamp est utilisé comme critère supplémentaire dans la recherche Invoice Selection et permet de ne sélectionner que les factures de Cn285 qui ont une date de création / modification postérieure à cette date.
Un critère supplémentaire sera automatiquement ajouté à la recherche. Ce critère permet de ne sélectionner que les clients dont le Master System est différent du Remote System sur lequel la synchronisation va être effectuée.
Il est également possible de bloquer la synchronisation sortante d'une facture. Cette option est disponible depuis la rubrique Outbound Sync dans l'onglet XSync de la vue détaillée de la facture et elle est paramétrable avec le champ Block Outbound Sync. Lorsque ce champ est activé, XSync ignora automatiquement la synchronisation de cette facture.
XSync permet aussi de créer une facture dans Netsuite dans différents états d'approbation, selon que l'on souhaite créer des factures validées ou non, ou qu'un workflow de validation est activé.
Sous Cn / Configuration / Settings, dans la rubrique Netsuite by Cn285, configurer les champs suivants:
Approval Status At Creation : Définit le statut de la facture lors de sa création dans NetSuite
Pending Approval : Crée la facture au statut “pending approval” dans NetSuite.
Open (without approval workflow*) : Crée la facture directement au statut “Approved” dans NetSuite (il n'y a pas de workflow de validation et on créait la facture validée).
Open (with approval workflow*) : Crée la facture au statut “pending approval” dans NetSuite puis la valide dans un second temps.
Next Approver : SI ET SEULEMENT le module d'approbation des factures NetSuite est installé, ce champ permet de définir le Next Approver. L'utilisateur Cn285 doit donc avoir un Remote Id correspond à un identifiant d'employé dans Netsuite.
Dans Netsuite, lorsque le workflow de validation des factures est activé, celui-ci ne permet pas de créer une facture directement dans le statut ‘approved’. Dans ce cas là, XSync créera dans un premier temps la facture au statut 'Pending Approval' puis dans un second temps, validera cette facture.
Une fois la synchronisation sortante effectuée (avec ou sans workflow), XSync lancera une synchronisation entrante afin de récupérer la référence de la facture nouvellement crée dans NetSuite.
La synchronisation sortante des factures depuis Cn285 peut être lancée via deux modes:
Mode manuel
Mode automatique
Si le champ Run Outbound Sync synchronously n'est pas coché alors cette synchronisation est lancée de manière aysnchrone.
La synchronisation de manière automatique est effectuée par une action planifiée qui s'exécute périodiquement. La documentation concernant les Workers permet de visualiser cette tâche.
Comme expliqué lors de la configuration, XSync synchronise les données avec Cn285 en plusieurs pages. Une page va générer un message "Outbound Sync a batch of 'invoice()'" qui lui même va générer plusieurs messages "Outbound Sync Cn" en fonction de la taille définie par le champ Sync Batch Size.
Le bouton situé dans l'onglet Outbound Sync du Remote System permet de lancer la synchronisation sortante manuellement avec les critères définis ci-dessus.
Lorsque la synchronisation est lancée de manière asynchrone (soit via le bouton avec la case Run Outbound Sync synchronously décoché, soit via la tâche planifiée), XSync génère un message "Outbound sync on X all 'invoices'" qui va être traité par un worker.
La visualisation des messages et l'avancement de la synchronisation est possible depuis le menu Cn / Qs / Messages.
