Companies
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Ce menu permet de rentrer les informations relatives à la société notamment les coordonnées, les paramètres fiscaux, les N° TVA, de RCS, la devise utilisée, le logo.
Pour paramétrer la société ==> Cn285 / Configuration / Companies
Création de votre société.
Ces informations apparaitront sur les différents états (devis, factures, contrat,…)
La documentation Cn s'appuiera sur les mentions légales obligatoires sur les factures / devis conformément au site du gouvernement au 25 novembre 2021 :
Vérifier les informations de votre société, en allant sur Configuration / Utilisateurs et sociétés / Sociétés / Onglet Information générale
Remplir les champs (Nom, Logo, Adresse, Email, Site web, TVA, RCS, Devise, Capital…) que l'on souhaite voir apparaître sur les devis / factures, comme ci-dessous :
On obtient les données suivantes en en-tête et pied de page sur la facture / devis :
Attention le numéro de TVA Intracommunautaire doit être valide.
L'adresse du client sur les devis / factures est celle qui apparait sur le contrat.
Si on a besoin de noter des mentions particulières sur :
les devis telles que les clauses de validité, les pénalités de retard, la mention Bon pour accord… :
par défaut pour tous les devis, aller sur Cn / Configuration / Paramétrage / Partie Contract, modifier le champ Quote Terms :
pour un devis spécifique, : Aller sur l'onglet Quote Terms dans le contrat. Dans ce cas, les Terms seront complétés et modifiés dans ce devis.
les factures telles que les clauses de pénalité de retard, la mention de l'indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement… :
par défaut pour toutes les factures, aller sur Cn / Configuration / Facturation / Partie Factures Clients, modifier le champ Terms et Conditions par défaut :
pour une facture spécifique : Aller sur l'onglet Invoice Terms dans le contrat. Dans ce cas, les Terms seront complétés et modifiés dans la facture.
Les conditions de paiement des factures se rajoute dans le menu Cn / Configuration / Payment Terms / Cliquer sur le Payment Terms (que l'on souhaite voir apparaître sur la facture) / Champ Description sur la facture comme ci-dessous :
Le texte du corps de la facture / devis (Nom du contrat, Référence, Date de commande, Vendeur, Nom des contracts items etc…) est celui qui apparaît sur le contrat.
Si l'on veut rajouter une description à l'Item par exemple, aller sur le Contract Item directement:
Les zones de texte sur les factures / devis sont libres, vous pouvez rajouter la description que vous souhaitez.
Une fois les informations ci-dessus renseignées, les champs apparaissent sur le devis et la facture comme ci-dessous :
Les informations du Détail de facture sont disponibles uniquement :
si l'on a coché le champ Generate Invoice Detail, voir document Invoice eMail Sending
si l'on a des données variables sur les contrats
De la même manière que sur la configuration des devis / factures :
Vérifier les informations de votre société, en allant sur Configuration / Utilisateurs et sociétés / Sociétés / Onglet Information générale
Remplir les champs (Nom, Logo, Adresse, Email, Site web, TVA, RCS, Devise, Capital…) que l'on souhaite voir apparaître sur le détail des factures.
Le client facturé est celui sur l'Invoice dans le champ Client.
Pour faire apparaître les lignes du Détail de la facture comme ci-dessus :
Aller dans Cn / Configuration / Usage Data Calculator, choisir l'Usage Data Calculator que l'on souhaite voir apparaître sur le Détail de facture et cocher la case "Generate Invoice Detail"
Les champs suivants apparaissent comme ci-dessous :
Pour le champ Service (dans notre exemple “Livraison Fichier”) remplir le Champ "Service" dans la fenêtre de l'Usage Data Calculator
Pour le champ Quantité, plus précisément l'Unité de quantité (dans notre exemple “Fichier”) remplir le Champ "Service unit" dans la fenêtre de l'Usage Data Calculator
Pour le champ Usage, plus précisément Unité du usage (dans notre exemple “lignes”) remplir le Champ "Usage unit" dans la fenêtre de l'Usage Data Calculator
