Contracts

Introduction

Le Contrat est l'objet Cn285 qui permet de gérer la relation contractuelle et la facturation récurrente d'un ensemble de produits et services à un client.

Un contrat est composé d'un ou plusieurs "Contract Items" qui correspondent aux différents produits ou services achetés par le client.

Par exemple, le contrat pour un abonnement téléphonique pourrait avoir 3 Contract Items:

• Abonnement - à prix fixe

• Frais de mise en service - facturés qu'une seule fois

• Consommation Données (Go) - avec une facturation variable

Dans Cn285, le contrat est à voir comme un contenant (de Contract Items), ce qui implique que :

• Les contrats ont une date de début, leur date de fin correspond à la date de fin du Contract Item le plus éloigné. Par extension, un contract est In progress tant qu'il contient un Contract Item encore actif.

• Le statut d'un contrat dépend du statut des Contract Items qui le composent

• Il n'y a pas de signature du contrat, mais des signatures de Contract Items, même s'il est possible de décider au niveau du contrat qu'on autorise le Bypass de signature (notamment en cas de création de Contract Items via l'API)

Cycle de vie

Le statut du contrat est défini par le statut des ContractItems.

Les différents statuts de l'objet Contract sont:

• Draft : tous les Items sont draft

  • la ligne de facturation est au statut de brouillon, on peut la modifier et l’annuler.

• Signature : Les ContractItems sont en cours de signature.

• In Progress : Le contrat est en cours avec au moins un ContractItem en statut in Progress

• Finished : Le contrat est terminé.

• Terminated : Le contrat est résilié par le client

Opérations

La création d'un contrat est réalisée en 2 étapes :

1. Saisie d'un en-tête

2. Saisie des éléments du contrat via l'objet ContractItems qui représentent les items associés au Contract

Création de l'en tête du Contrat

Choisir le Client dans la liste déroulante du Customer.

Les champs Invoice Address / Delivery Address / Salesperson / Sales Team sont des champs qui apparaissent automatiquement si le client est déjà connu dans la base. Voir document Menu et écran Customers.

Renseigner le Customer Ref si besoin.

Laisser le champ Pricelist en Liste de prix publique (EUR) par défaut ou sinon créer une Pricelist spécifique au Client Pricelists.

La Start Date est par défaut la date du jour mais on peut tout à fait la changer.

Cocher la case Is Renewal Tacit si le contrat est un abonnement par tacite reconduction.

Cliquer sur Save pour pouvoir créer les lignes de contrats “Contracts Items”.

Le système crée automatiquement une référence de contrat.

Les différents onglets du contrat permettent de spécifier si le contrat est renouvelable, résiliable etc…voir le document Contract Changes pour plus de détails.

Création des Contracts Items

Cliquer sur Edit puis sur Add a line au niveau de la ligne du contrat.

Choisir l’Item du contrat dans la liste déroulante.

Toutes les informations renseignées sur l’Item sont remontées : Duration, Item Type…

Cn indique la date de fin du contract item suivant la Duration (in periods) renseignée.

Le système crée automatiquement une référence pour le contract item. Voir Contract Items.

En cliquant sur Generate Schedules, Cn détaille toutes les périodes de service et de facturation du contract item suivant les informations renseignées.

Validation - Signature des contrats

Une fois l’en-tête et les lignes de contrats créées, le contrat est au statut Draft. Il faut donc signer les ContractItems pour valider le contrat.

Cliquer sur le bouton Sign. Par défaut, Cn285 va afficher dans l’onglet Items, tous les items qui sont au statut Draft.

Dans l’onglet Documents, Cn285 permet d’ajouter un ou plusieurs documents rattachés au contrat. Les documents qui se trouvent dans le Chat apparaissent automatiquement dans Documents (en haut à droite du contrat). Pour mettre des documents dans le chat du contrat (cliquer sur le trombone) et Drag&Drop votre document dans le Chat.

Petite précision, le Chat peut être ajouté sur n’importe quel objet de Cn285, il permet de retracer l’historique du contrat du client.

Si on veut rattacher des documents signés au contrat, il suffit d’aller dans la fenêtre qui s’affiche quand on clique sur Sign.

Ensuite, on peut cliquer sur Confirm.

Le statut du contrat passe de Draft à Signature.

Description des champs

Pricelist : permet la création d’une pricelist si le prix d’un produit varie en fonction des différents paliers de quantités consommées ou autres

Start date : par défaut c’est la date du jour mais on peut tout à fait changer la date de début du contrat

Is Renewal Tacit : en cochant cette case, on indique si le contrat est renouvelable

Onglet Items

Il permet de sélectionner les Items à associer à ce contrat.

Onglet Signature - WIP

Cet onglet fournit les informations relatives aux signatures du contrat. Il permet également de définir le process de signature a utilisé. Ce process peut être:

• Bypass: Permet de désactiver le process de signature et de directement passer le contrat dans son état suivant (en cours ou en attente paiement).

• One-step: Le process de signature se fait en une seule fois. Il permet de signer rapidement un contrat et ainsi de ne pas passer par un process permettant de suivre l'évolution de la signature côté client.

• Two-step: Permet d'activer un workflow de signature permettant de suivre l'évolution de la signature côté client.

Onglet Accounting

Cet onglet contient les éléments de comptabilité :

Currency : Devise dans laquelle sera géré le contrat. Elle est automatiquement remontée du client.

Fiscal Position : permet de définir le taux de taxe applicables

Billing Folder : Conditions de paiement applicable en cas de regroupement de factures.

Active Payment Mean : Moyen de paiement actif (si défini).

Validate Generate Invoice : Option qui permet de valider automatiquement les factures générées par ce contrat (sinon elles sont créées en statut Brouillon "Draft').

La validation automatique des factures d'un contrat, nécessite que la validation soit également autorisé au niveau de l'instance Cn285 concernée.

Voir Invoicing Process

Onglet Quote Terms

Zone de texte permettant de saisir toute information utile ou condition particulière relative au devis et qui sera édité avec ce dernier.

Onglet Invoice

Partie Invoice Terms : Zone de texte permettant de saisir toute information utile ou condition particulière relative à la facturation.

Partie Invoice Line Detail : Permet de paramétrer les champs que l'on souhaite voir dans le détail des factures. Par défaut, tous les champs sont cochés mais il suffit de décocher une ou plusieurs cases pour que les champs n'apparaissent pas dans le détail des factures.

Onglet Email

Cn285 permet d'envoyer automatiquement les factures par email au client ainsi qu'une copie de ses dernières à un tiers.

Send Invoice eMail : permet d'activer l'envoi des factures par mail

eMail Template : permet de définir le modèle du courrier eMail accompagnant la facture.

Attach Invoice Detail : Option qui permet d'envoyer les détails des données à la base du montant facturé.

Send Invoice eMail Copy : Option qui active l'envoi de mail au destinataire défini dans le champ eMail Copy Recipient.

eMail Copy Recipient : destinataire(s) en copie des mails de facture.

Le bouton permet d'actualiser les données qui ont été modifiées par les utilisateurs, s'il y a eu des changements effectués. En lui-même, ce bouton ne fait rien.

Le bouton lance un traitement qui va calculer les Invoicing Schedules par rapport aux Usages Datas

Gestion des contrats multi produit

Certains contrats comportent plusieurs produits pour un même client, produits qui n'ont pas tous la même date de fin de souscription.

Vue des différents Contract items dans le contrat

Vue du plan de facturation associé

Le plan de facturation montre l'ensemble des Invoicing Schedule (IS) prévus pour ce contrat avec :

• Des frais d'activation de 12€ facturés une seule fois en début de période de souscription

• Un Droit d'accès fixe, facturable en début de mois, pour une durée de 12 mois (on voit que les 5,99€ ne sont plus facturés au delà du 31/12/2021)

• Une offre à tarification variable dont les premières données de consommation ont été reçues en février puisque, les consommations du mois de janvier n'ont donné lieu à aucune facturation (et il n'y a pas eu de gratuité accordée) et que le mois de Mars fait apparaitre un montant composé des droits d'accès de mars pour 5,99€ et et de 1200€ de consommations modulo du mois de février (par définition, une tarification sur consommation n'est définie qu'en fin de période).