Préparation de données

Introduction

La préparation de données est un processus qui précède celui de l'analyse des données. Il est constitué de plusieurs tâches comme la collecte de données, le nettoyage de données etc...

C'est une étape clé car la fiabilité de l'analyse des données dépend en très grande partie de la qualité des données.

Les champs ID

Les liaisons sont matérialisées par les ID

Retrouver les champs ID

Champs ID unique

L'ID de chaque enregistrement d'un objet Cn285 est disponible dans l'onglet Debug ou Advanced.

ID en masse

Dans le cas où la recherche concerne l'ensemble des enregistrements d'un objet. On sélectionne l'ensemble des enregistrements (case à cocher à côté du titre de la colonne name) ==> Action ==> Export.

Une sélection de données est proposée à l'export, on y ajoute l'ID et toute autre donnée souhaitée.

L'export ainsi généré permet de disposer de tous les ID en masse de tous les enregistrements de l'objet (ici client).

Ces ID pourront être réutilisés pour d'autres imports : de contrat ou contact items.

Ci-dessous par exemple : la création de contrat items sur le contrat ‘Contract 18eme’ reprenant l'ID client de 18Ducks soit l'ID 26.

Les champs référence

Les données peuvent provenir d'un système distant via une API par exemple.

Dans ce cas, l'ID de l'enregistrement du système distant est stocké dans le champ Référence de l'enregistrement.

Exemple pour les clients :

Les imports de données associées à ce client seront formalisés comme suit :

Règles relatives aux imports

Lors d'un import de contrat, si le champ "item_current_renewal_start_date" est renseigné alors le contrat est créé en "In Progress", sinon il reste en statut "Draft" pour une activation manuelle.

Une attention particulière doit être apportée dans le cadre d'une reprise des données “Contrats”, en dehors d"une prestation spécifique de reprise d'historique.

Dans une reprise de données standard, la date de démarrage/création du contrat ne permet pas de garantir que le contrat n'a pas été modifié durant sa période de validité. Un contrat à période de facturation mensuelle a pu voir sa période de facturation être modifiée en période trimestrielle. Afin d'éviter ce risque, le principe suivant est appliqué :

Lors de l'import de données contrat, il est obligatoire de fournir la date du dernier renouvellement de ce dernier "item_current_renewal_start_date" si l'on souhaite que le contrat soit en statut "In Progress" et que les Invoicing Schedule soit généré. Cette donnée permet de caler correctement les dates et périodes de services et de facturation et le cas échéant générer les bonnes écritures de RevRec (Reconnaissance de Revenu).

Dictionnaires des données

Cn285 met à disposition un dictionnaire des données étendu avec :

• Le Field Name

• Filed Label : nom du champ dans l'interface utilisateur

• Model : Object dans lequel se trouve le champ

• Field Type : type de champ

• Type : Champ de base ou champ calculé

• Field Help : Description du champs (visible en version debug mode)

• Extended Help : Description du champ pour l'utilisateur

• Import Colum Name : Nom du champ dans un fichier d'import/export

• NetSuite Field : Nom du champ dans le système NetSuite (1er ERP pour lequel un intégration Cn285 est disponible).

• Instruction for csv import : Aide à la construction des fichiers de reprise des données pour les imports en masse.