Configuration Netsuite

Introduction

La synchronisation entre Cn285 et Netsuite implique une configuration de Netsuite.

Activation de SuiteTalk

Pour activer SuiteTalk, aller dans le menu Setup / Company / Setup Tasks / Enable Features.

Dans l'onglet SuiteCloud, cocher les cases REST WEB SERVICES de la rubrique SuiteTalk (Web Services) ainsi que TOKEN-BASED AUTHENTICATION situé sous la rubrique Manage Authentication.

Une fois ces deux cases cochées, cliquer sur Save disponible en haut du formulaire.

Création du rôle SuiteTalk Developper

Après l'activation de SuiteTalk, il est fortement conseillé de créer le rôle SuiteTalk Developper. XSync pourra alors utiliser ce rôle pour synchroniser les données entre les deux systèmes distants.

Sous le menu Setup / Users/Roles / Manage Roles cliquer sur New. Configurer les champs suivants:

• Centre Type => Sales Centre

• Accessible subsidiarie => All

Configuration des permissions

Le rôle SuiteTalk Developper nécessite plusieurs permissions, disponibles ci-dessous avec leur niveau d'accès.

Sous l'onglet Transactions, ajouter deux nouvelles permissions:

• Invoice => Full

• Invoice Approval => Full

• Make Journal Entry => Full

Sous l'onglet Reports, ajouter une nouvelle permission:

• Suite Analytics Workbook => Edit

Sous l'onglet List, ajouter les permissions suivantes:

• Accounts => Full

• Bank Account Registers => Full

• Classes => Full

• Customer Record Entries => Full

• Customer Profile => Full

• Customers => Full

• Documents and Files => Full

• Employee Record => Full

• Items => Full

• Locations => Full

• Record Custom Field => Full

• Subsidiaries => Full

• Tax Records => Full

• Tax Schedules => Full

Sous l'onglet Setup, ajouter les permissions suivantes:

• Backup Your Data => Full

• Custom Address Form => Full

• Custom Entity Fields => Full

• Custom Entry Forms => Full

• Custom Fields => Full

• Custom Item Fields => Full

• Custom Lists => Full

• Custom Record Types => Full

• Custom Segments => Full

• Custom Sublist => Full

• Custom Sublists => Full

• REST Web Services => Full

• SOAP Web Services => Full

• User Access Token => Full

Sous l'onglet Customer Record, ajouter trois nouvelles permissions:

• Bank Details => Full

• Company Bank Details => Full

• Internal Bank Account => Full

Si vous souhaitez ajouter ou modifier les permissions, celles-ci doivent être ajustées avec le consultant Netsuite en fonction du périmètre de l'intégration.

Création d'une intégration

Une intégration désigne un objet Netsuite qui matérialise le lien entre une application externe (eg. eCommerce, Cn285,...) et Netsuite via les API.

Dans la suite de la documentation, nous prendrons Cn285 comme exemple d'intégration d'application externe.

Dans le menu Setup / Integration / Manage Integration, créer une nouvelle intégration nommée Cn285. Dans l'authentification décocher la case TBA;AUTHORIZATION FLOW ainsi que toutes les cases des groupes Oauth 2.0 et User Credentials.

L'option Concurrency Limit permet de limiter/allouer les accès concurrents pour l'intégration.

Sauvegarder cette intégration.

Les Clients Credentials ne sont affichés qu'à la création de l'intégration et ne sont plus disponibles par la suite.

Création d'un token

Un Access Token fait le lien entre un user, un rôle et une intégration. Avant de créer le token, il est important de lier les utilisateurs qui utiliseront l'API avec le rôle SuiteTalk Developer.

Après avoir assigné le rôle aux utilisateurs, aller dans Setup / Users/Roles / User Management / Access Token.

Pour ce token le nom de l'application sera Cn285, l'utilisateur sera un utilisateur qui possède le rôle SuiteTalk Develpper et le rôle sera SuiteTalk Developer.

Une fois ces 3 champs renseignés cliquer sur Save.

Le TOKEN ID ainsi que le TOKEN SECRET ne sont affichés qu'à la création du token et ne sont plus disponibles par la suite.

Création des Saved Search

XSync utilise les Saved Searchs pour récupérer les données à synchroniser.

Création de la Saved Search Customer

Sous Lists / Searchs / Saved Searchs cliquer sur New puis cliquer sur Customer.

Dans le search title, renseigner Cn285 XSync Customer Search - Do not Modify

Dans l'onglet Results, ajouter les champs suivants:

• Internal ID

• Name

• Email

• Phone

• Office Phone

• Fax

• Primary Contract

• Alt. Email

• Address

• Last Modified

Une fois la Saved Search sauvegardée il est nécessaire de l'éditer afin de changer son identifiant. Pour cela, cliquer sur Change ID. Dans New ID renseigner customsearch_cn_customer_sync. Sauvegarder ensuite la Saved Search.

Création de la Saved Search Product

Sous Lists / Searchs / Saved Searchs cliquer sur New puis cliquer sur Item.

Dans le search title, renseigner Cn285 XSync Product Search - Do not Modify

Dans l'onglet Results, ajouter les champs suivants:

• Internal ID

• Name

• Display Name

• Description

• Type

• SubType

• LastModified

Une fois la Saved Search sauvegardée il est nécessaire de l'éditer afin de changer son identifiant.. Pour cela, cliquer sur Change ID. Dans New ID renseigner customsearch_cn_product_sync. Sauvegarder ensuite la Saved Search.

Création de l'Item Description

Si vous souhaitez synchroniser des factures depuis Cn285 vers Netsuite un Item Description sera alors requis. Ce champ permet d'injecter un séparateur basé sur le nom du contrat dans les lignes de facture de Netsuite.

Sous List / Accounting / Items cliquer sur New puis cliquer sur Description.

Dans Item Name / Number renseigner Description4Cn285

Noter l'identifiant de l'Item Description, il sera nécessaire lors de la configuration d'XSync sur Cn285. Vous pouvez récupérer cet identifiant depuis la vue Liste ou depuis l'url du navigateur (chiffre après "id=").

Lorsqu'une synchronisation vers Netsuite est réalisée, des champs customs "standard" sont envoyées