Contract Items
Un ContractItem permet de lier un produit à un client dans un contrat.
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Un ContractItem permet de lier un produit à un client dans un contrat.
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Le ContractItem permet de lier un produit et un client dans le cadre d'un contrat. Il a une date de début de contrat et des caractéristiques de récurrence.
La liste des ContractItems est accessible avec le menu Cn / Contracts / Contracts Items.
Cn permet d’ajouter ces ContractItems dans les Contracts qui sont accessibles avec le menu Cn / Contracts / Contracts / onglet Items.
Pour configurer un ContractItem, un seul champ est requis. Il s'agit de l'Item (Products). Une fois l'Item sélectionné, ces caractéristiques seront chargés dans le ContractItem.
Une fois la date de début et votre configuration du ContractItem terminée, cliquer sur le bouton 'Generate Schedules' afin de générer les Invoicing Schedules de votre ContractItem.
Cn285 permet plusieurs processus de démarrage du ContractItem:
Démarrage à date
Démarrage à la signature
Démarrage différé
Lors que ce processus est choisi, une date de démarrage est alors requise. Le ContractItem démarrera alors à la date choisie.
Démarrage à la signature
Permet d'indiquer que le ContractItem devra démarré à la date de signature de celui-ci. Aucune date de démarrage n'est alors requise. Lors de la signature, la date ainsi que les InvoicingSchedules seront alors configurés.
Démarrage différé
Ce processus est à utiliser lorsque la date de démarrage du ContractItem n'est pas encore connu (exemple: démarrage du ContractItem lorsque le serveur physique sera installé). Ce ContractItem nécessitera alors un évènement d'activation (soit manuel via le bouton 'Start Items' soit via un/desEvents)
Draft : le ContractItem est saisi mais pas validé
In Progress : le contrat item est validé
Paused : le contrat item a une pause au niveau de sa facturation et il est défini dans l’onglet Renewal (avec une date de début et de fin)
Finished : le contrat item est arrivé à sa date d’échéance
Terminated : le contrat item est résilié et il est défini dans l’onglet Termination
Réf.: Référence Cn285 du ContractItem
Duration (in Periods): durée de souscription
From xxx to yyyy : Date de début de l'abonnement et date de fin (avant renouvellement) qui est calculée sur la base de la durée d'abonnement.
Renewal Tacit : Permet d'activer ou désactiver le renouvellement automatique
Actual end Date : si le renouvellement automatique est activé alors le champ Actual End Date indique la nouvelle date de fin de l'abonnement.
Customer Ref : Référence de l'abonnement chez le client
Item : Produit
Item Type : permet de gérer la Configuration des caractéristiques de récurrence
Product Settings Locked : indique si les caractéristiques de récurrence du produit sont modifiables ou verrouillées.
Object : Champ permettant de lier un ContractItem avec un des Objects gérés dans Cn285.
Object External Id : champ permettant de lier un ContractItem avec une référence d'object externe. Utilisé lorsque Cn285 ne gère pas le parc d'objet sous jacent aux abonnements.
L'onglet Pricing permet de définir les champs suivants :
PriceList : Liste de prix applicable dans le cadre du ContractItem, par défaut c'est celle définie dans l'Item.
Discount % : % de réduction. Le pourcentage de remise peut être défini à partir du contrat item, de la fiche client ou du contrat change.
Force Price :
si la case n’est pas cochée, le prix est défini et peut avoir une liste de prix associée
si la case est cochée, le prix peut être modifié mais il n’est pas possible de lui attacher une liste de prix
Price : Prix
RevRec Rule: Permet de définir une RevRec Rules afin de générer la reconnaissance de revenue de ce ContractItem
Qty: Quantité d'item contenu dans le ContractItem (pour les items de type : Fixed Recurring Pricing / Billed once)
Usage Data Calculator : Il permet de calculer la quantité à facturer sur une période donnée en collectant tous les UsageData associés, voirUsage Data Calculator(pour les items de type: Usage Based Recurring Pricing / Usage Triggered Invoicing)
Free Included Units : Nombre d'unités offertes, dans le cadre de contrat à tarification variable (pour les items de type: Usage Based Recurring Pricing / Usage Triggered Invoicing)
Max Units : Nombre maximal d'unités (pour les Items de type: Usage Based Recurring Pricing / Usage Triggered Invoicing)
Service Periods Boundary : Cn285 permet de choisir :
Date to Date : la date de début du ContractItem est la même sur toutes les périodes du contrat. Ex : du 13 au 13 du mois suivant.
Civil Month / Trimester / Semester / Year : suivant le jour de démarrage du contrat dans le mois, Cn va faire une ou plusieurs périodes afin de faire une première période qui se finit à la fin du mois, trimestre etc… civil et ensuite une ligne pour le reste des jours de l’abonnement. Ex : pour un contrat d’un mois (renouvelable avec un délai de préavis de 2 jours) du 10 au 9 du mois suivant, on aura deux lignes de facturation : celle du 10 au 31 du même mois et celle du 1er au 9 du mois suivant, puis du 10 au 30 du même mois etc…
Si l’on veut éviter ce découpage de la période de facturation et avoir des mois pleins, il faut cocher la case :
Truncate first period : la date du début du ContractItem est celle uniquement de la première période et ensuite les prochaines périodes s’alignent sur les mois / trimestres / semestres / années du calendrier civil. Ex : du 13 au 31 du même mois pour la première période et pour les prochaines périodes du 1er au 30 ou 31 selon les mois.
Le calcul de la première période sera proratisé en fonction du nombre de jours effectifs.
InvoicingDateScheduler : ce champ permet de déterminer le jour de la facturation. S’il n’existe pas, Cn285 permet de le créer si besoin.
voir doc Résiliation
voir doc Renouvellement
On sélectionne le ContractItem que l'on souhaite résilier. On indique une date de résiliation dans le champ Terminate Date. On résilie rétroactivement. La date de résiliation est la date de fin d'une période pleine. Tant que l'IS n'est pas facturé, on peut résilier quand on veut.
Une résiliation d'un ContractItem n'est possible que si :
la période fiscale est ouverte. Si celle-ci n'est pas ouverte, un message d'erreur s'affichera Fiscal Year,
le State qui est celui de l'IS est Invoiced.
Par défaut :
si le module de RevRec est activé, Cn285 cochera toujours la case Cancelled RevRec Entries
on ne génère jamais de Crédit Memo. Si on coche Credit Memo, l'avoir peut se faire uniquement sur des factures comptabilisées.
Cas 1 : Si la date de résiliation correspond à une période dont l'InvoicingSchedule n'est pas facturé, alors on split l'IS en deux (en fonction de la date), on applique le last period prorator et on met à jour les IS suivants en les mettant au statut cancelled avec un flag is_terminated.
Cas 2 : Si la date de résiliation correspond à une période dont l'InvoicingSchedule est déjà facturé, alors on indique dans un message de warning disponible sur le ContractItem que l'IS nécessitera une génération d'un credit memo (si on ne génère pas de credit memo). On met ensuite le flag is_terminated et on met au statut cancelled tous les IS suivants non facturés.
Une option est présente sur le wizard qui permet d'annuler des écritures de RevRec générées.
Si l'on réalise une FAE en début ou au renouvellement du contrat:
Lors d'une résiliation rétro-active sur IS non facturé : on annule les lignes de FAE qui sont après cet IS.
Cas 1: On a un ContractItem de 12 mois facturé le dernier jour de la période avec une livraison mensuelle et une FAE générée à la signature (ou renouvellement). Cela implique 12 lignes de FAE au début et X lignes d'extourne de PCA chaque mois.
ex : Résiliation du ContractItem au mois d'avril => Annulation des lignes de FAE pour les mois suivants.
Cas 2: On a un ContractItem de 12 mois facturé en début de période avec livraison mensuelle.
Le bouton lance un traitement qui va calculer les Invoicing Schedules par rapport aux Usages Datas.
Le bouton permet de résilier un ContractItem (pour plus d'informations, voir les explications ci-dessous).
